Nous recevons chaque mois de nombreux documents importants à conserver absolument. Comment les garder, les ranger, et surtout comment s'y retrouver ? Quelques conseils pour bien organiser documents et papiers et éviter qu'une muraille de papier ne se construise sur votre bureau...
Classez les documents par organisme
Il est important de classer ses documents - santé mais pas seulement - par organisme, afin de faciliter leur gestion. Il faut tout d'abord séparer les documents relatifs à la sécurité sociale des autres, puis classer les documents relatifs à chaque organisme de santé. Enfin, il est important de mettre à jour régulièrement ses dossiers, en classant bien les documents et en supprimant les trop anciens.
Rangez-les par date
Il est important de classer ses documents santé par date, afin de pouvoir les retrouver facilement. Il est également important de les dater s'ils ne le sont pas déjà, afin de savoir quels sont les plus récents. Si vous avez plusieurs documents de la même date, vous pouvez les classer par ordre alphabétique. Classez-les du plus ancien au plus récent.
Trouvez des classeurs pratiques
Vous devez les retrouver facilement en cas de besoin.
Pour les documents importants, vous pouvez utiliser un classeur à anneaux. Cela vous permettra de les classer par ordre chronologique ou par thème. Vous pouvez également utiliser des pochettes plastiques pour les documents moins importants. Vous pouvez aussi utiliser de simples chemises à rabats cartonnées. A vous de voir ce qui prend le moins de place et vous semble le plus pratique.
Il existe également des logiciels de gestion de documents santé, qui vous permettent de stocker et de classer vos documents de manière numérique. Ces logiciels sont particulièrement pratiques si vous avez beaucoup de documents à gérer.
Enfin, il est également possible de stocker vos documents santé en ligne, sur un service de stockage en ligne sécurisé. Cela peut être particulièrement pratique si vous avez besoin de les partager avec d’autres personnes, par exemple votre médecin.
Choisissez une couleur par domaine
Pour classer vos documents dans des classeurs physiques, il est important de choisir une couleur par domaine. Cela vous permettra de repérer rapidement les documents qui vous intéressent. Par exemple, vous pouvez choisir le bleu pour la santé, le vert pour les impôts, le rouge pour l'assurance auto...
Etiquetez vos classeurs
Le plus importants ! Notez sur la tranche et sur le devant ce qu'ils contiennent : il suffira d'un coup d'œil pour le retrouver. Vous pouvez utiliser un marqueur ou une étiquette à coller sur laquelle vous écrirez. L'important est que cela soit lisible.
Rangez-les dans des placards accessibles
Il est important de bien organiser ses documents médicaux, car ils peuvent être nécessaires à tout moment. Il faut donc les ranger dans des placards accessibles, afin de pouvoir les ressortir facilement. Si possible, regroupez-les tous au même endroit. Sinon gardez sous la main ceux que vous êtes susceptibles de consulter souvent.
Ordonnez vos classeurs par ordre alphabétique
Ainsi vous les retrouverez toujours à la même place !
Classez-les dès leur arrivée
Si vous êtes comme la plupart des gens, vous avez probablement une pile de documents santé qui s'accumulent sur votre bureau ou dans votre tiroir. Il est facile de les ignorer, mais il est important de les classer régulièrement. Voici quelques conseils pour vous aider à y parvenir.
En suivant ces quelques conseils, vous pourrez facilement retrouver les documents dont vous avez besoin lorsque vous en avez besoin.